Kärjistäen sanottuna palavereihin kutsutaan kaikki, jotka saattavat jotenkin liittyä palaverin teemaan, agenda on korkeintaan pari ranskalaista viivaa passiivimuodossa, valmistautuminen on olematonta ja suurin osa ajasta menee monen kohdalla kännykän räpläämiseen. Kukaan ei johda tai ohjaa palaveria ja muistiinpanoja tehdään satunnaisesti - eikä niitä todellakaan jaeta muille.
Palaverit kestävät tyypillisesti aina tunnin, josta suurin osa käytetään taaksepäin katsomiseen; mitä on tehty, missä mennään ja niin edelleen. Viimeisen 10 minuutin aikana fokus siirretään kiireessä seuraaviin askeliin. Käytännössä palaveri joudutaan lopettamaan 5 minuuttia etuajassa, jotta osallistujat ehtivät seuraavaan istuntoon ajoissa.
Etäneuvotteluissa tilanne kärjistyy vielä entisestään osallistujien surffatessa koneillaan palaverin aikana ties missä.
Oltiin palaverista mitä mieltä tahansa, tietyt asiat täytyy kuitenkin saada käsiteltyä yhteisesti - siitä ei pääse mihinkään. Ammattimainen fasilitointi tuo monesti selkeästi lisää tehokkuutta tekemiseen ja auttaa kääntämään katseen eteenpäin palavereissa, joissa aika on aiemmin käytetty taustapeiliin vilkuiluun.
Moderni fasilitaattori hyödyntää liiketoiminnan sosiaalisen median palveluita hyväkseen. Esimerkiksi katselmointia, arviointia ja priorisointia kaipaavat asiat voidaan käsittellä etukäteen ajasta ja paikasta riippumatta päätöksiin asti, jolloin palaverin aikana näitä asioita ei tarvitse enää käsitellä. Yhteinen aika voidaan käyttää eteenpäin katsomiseen sekä esimerkiksi yhdessä ideointiin.
Huomionarvoista on myös, että kaikista asioista ei tarvitse järjestää palaveria. Yrityssome-ratkaisujen avulla vaikkapa tiimin yhteinen näkemys tietystä asiasta on mahdollista muodostaa verkossa ohjatusti ajasta ja paikasta riippumattomasti, mikä osaltaan vapauttaa aikaa niille palavereille, joissa kaikkien on oikeasti oltava läsnä. Aikaa säästyy ja parhaimmillaan myös matkakulut pienenevät.
Teknologia ei kuitenkaan yksin ratkaise mitään ja organisaation kulttuurin onkin oltava ratkaisua tukeva. Fasilitoinnin puuttuessa yhteistyö verkossa voi mennä aivan yhtä turhanpäiväiseksi sekoiluksi kuin kasvotusten pidettävä palaverikin. Osaavan fasilitaattorin apuvälineenä online-työkalut tuovat kuitenkin merkittävän lisäarvon tehostamalla tekemistä sekä automatisoimalla dokumentointia.
Asioiden käsittely verkossa ei tapahdu itsestään vaan toiminnan täytyy olla sekä ohjattua, myös tavoitteellista; jollain on oltava näkemys tavoitteista ja miten erityisesti miten se saavutetaan. Osallistujien sitoutuminen yhteiseen tekemiseen on niin ikään keskeisesessä roolissa asianmukaista viestintää ja muita johtamisen perusasioita unohtamatta.
Juho Nevalainen on digitalisaation asiantuntija. Juho työskentelee projektipäällikkönä sekä fasilitaattorina Sofigatella IT:n ja liiketoiminnan kehitysprojekteissa.
