Hyvä IT-strategia vastaa digitalisaation haasteisiin

IT-strategia, digitalisaatio
Liiketoiminnan digitalisointi ei onnistu mikäli yrityksen IT ei ole kunnossa - väittävät digimentalistit mitä tahansa. Ollaakseen kunnossa IT:n kehittäminen tarvitsee selkeän IT-strategian näyttämään suuntaa siten, että kaikki sen ymmärtävät - myös liiketoimintajohto. Mikäli näin ei ole, digitalisaation ja IT:n kehittäminen menee sekoiluksi, jossa eri osa-puolet säntäilevät eri suuntiin ilman yhteistä tavoitetta. Lopputuloksena on usein asiakasrajapintaan näkyvä digipalvelu, jonka taustalla toimistossa palvelua hoidetaan käsipelillä. Ja näitä on muuten tullut vastaan useita viime aikoina!

Olen ollut viime vuosien aikana valmistelemassa - eli fasilitoimassa, kiteyttämässä, sparraamassa, visualisoimassa ja osallistamassa - IT-strategioita lukuisille yrityksille eri toimialoilta. Yllättävän usein IT:ltä puuttuu strategia kokonaan tai se on ainoastaan IT-johdon tai tietohallintojohtajan pään sisällä.

"Meidän yrityksessä on vain yksi strategia ja se on liiketoimintastrategia", kuuluu yleinen kommentti IT-strategiasta kysyttäessä.

Kommentissa on sinänsä kaunis tausta-ajatus olla käyttämättä resursseja tuottamaan dokumentteja, jotka jäävät pölyttymään kovalevyjen nurkkiin ja mappeihin. Toisaalta jos yrityksessä on aidosti yksi ainoa strategia, loogista olisi jättää silloin muiden muassa markkinointi-, tuote-, HR-, ja myyntistrategiakin tekemättä. Moniko yritys toimii ilman niitä? Miksi IT:n pitäisi siis toimia ilman strategiaa?

Tietohallintomalli (IT Standard for Business) määrittelee IT-strategian olemaan "yhtenäinen kokonaisuus suunnitelmia ja suuntaviivoja, jonka avulla tietohallinto tukee liiketoimintastrategiaa ja tavoitteita."

Jotta yrityksillä olisi tarvittavat riittävät tekniset kyvykkyydet lähteä digitalisoimaan liiketoimintaansa, IT:n on oltava kunnossa. Se tarkoittaa mm. arkkitehtuurin, (master) datan ja integraatioiden selkiyttämistä. Toisaalta myös henkilöstön osaaminen, kumppanuudet sekä kehityshankkeet tulee olla viritetty mahdollistamaan digitaalisten palveluiden rakentaminen ja käyttöönotto. Ohessa muutamia keskeisiä asioita, jotka kannattaa huomioida strategiatyössä.

Kytke IT-strategia liiketoimintastrategiaan


IT-strategian tarkoitus on poimia liiketoimintastrategiasta keskeiset kohdat ja tulkita niitä IT:n näkökulmasta - ei luoda sinänsä yritykselle erillistä uutta strategiaa. Jos liiketoimintastrategiassa kerrotaan strategisena tavoitteena nousta digitalisaation kärkiyritykseksi ja kasvattaa myyntiä 15 %, IT-strategian tulisi vastata kysymykseen mitä konkreettista myynnin kasvattaminen ja digitalisaation kärkipaikan saavuttaminen vaatii IT:ltä.

Kytkentä liiketoimintastrategiaan on syytä tuoda vahvasti esiin mikäli liiketoimintajohdon halutaan kiinnostuvan IT-strategiasta. Muuten on vaarana, että tuloksena syntyy liiketoiminnan näkökulmasta "atk-osaston sisäisiä suunnitelmia" eikä aidosti liiketoimintaa tukeva strategisia linjauksia.

Mitä konkreettisemmin ja seikkaperäisemmin toimenpiteet, joilla IT tukee liiketoimintatavoitteiden saavuttamista, tuodaan esiin, sitä uskottavampi kuva tietohallinnosta välityy. Toisaalta IT-strategian on syytä keskittyä vain ylätason suurempiin linjauksiin - IT-toimintamalleille ja tarkemmille hanke- ja projektisuunnitelmille on omat materiaalinsa.

Toisaalta IT:n on syytä välttää digikiimaa. Digitalisaatio on useimmille yrityksille kuitenkin "vain" yksi toimintaan vahvasti vaikuttava tekijä - joskaan kaikki eivät näe sitäkään.

Panosta IT-strategian viestinnällisyyteen ja kiteytä muutos


Mikä tahansa strategiadokumentin lisäarvo jää puolitiehen, jos sisältöä ei ole hiottu ja kiteytetty viestinnällisesti sujuvaan muotoon. On jopa sääli, jos strategiatyössä on syntynyt kuningasajatuksia, joita ei kuitenkaan saada viestittyä sekavan ja epäselvän materiaalin takia.

Tämä pätee erityisesti IT-strategiaan, sillä usein juuri IT-organisaatiot tuntuvat joustavan materiaalien visuaalisesta ulkoasusta. Toisaalta yhtä heikko lopputulos syntyy, jos ontto sisältö kääritään näyttäviin kiiltokuvakuoriin. Mieti siis mikä on strategiamateriaalin kohderyhmä, kerro juuri heitä kiinnostava tarina ja panosta selkeään visuaaliseen ilmeeseen.

Strategiassa - puhuttiin sitten liiketoiminta-, IT-, tai vaikka digitalisaatiostrategiasta - on kyse valintojen tekemisestä ja valinnat johtavat eri tasoisiin muutoksiin. Hyvä strategiamateriaali kiteyttää tehdyt valinnat ja niistä johtuvat muutokset selkeäksi paketiksi. Tehdyt päätökset on helpompi hyväksyä jos ymmärtää, mitä vaihtoehtoja päätöksille olisi ollut.


Osallista avainhenkilöitä IT-strategiaan - aloitat samalla juurruttamisen


Inhoan sanaa "jalkauttaminen" mutta strategia, joka ei ole juurtunut kohdeyleisön alitajuntaan, jää helposti vain korulauseiksi powerpoint-kalvoille. Paras tapa varmistaa, että avainhenkilöt ostavat uuden IT-strategian keskeiset linjaukset, on heidän osallistaminen strategiatyön eri vaiheissa.

Keskeisiä kysymyksiä voivat olla tällöin mitä liiketoiminta odottaa IT:ltä tulevaisuudessa, millaisia muutoksia IT:n tulisi tehdä painopistealueisiinsa ja vaikkapa mihin yrityksen omat resurssit kannattaa kohdentaa.

Bloggasin aiemmin 3:sta vinkistä yhteisöllisen päätöksenteon tehostamiseen, ja ne pätevät varsin hyvin strategiatyöhönkin.

Loppujen lopuksi IT-strategian keskiössä on vain kysymys siitä, millä konkreettisilla keinoilla ja miten IT tukee liiketoimintaa tavoitteiden saavuttamisessa - eli esimerkiksi tarjoaa GPS:ää kompassin tilalle, mikä mahdollistaa suorempien reittien löytämisen kohti liiketoiminnan tavoitetilaa.
Juho Nevalainen on digitalisaation johtamisen ja asiakaskokemuksen kehittämisen asiantuntija. Juho työskentelee projektipäällikkönä sekä fasilitaattorina Sofigatella IT:n ja liiketoiminnan kehitysprojekteissa.

Ei kommentteja :

Lähetä kommentti